Rech­nun­gen di­gi­tal ver­ar­bei­ten

42.000 Kas­sen­an­ord­nun­gen lau­fen im Kreis­haus nun on­line.

Die Kreis­ver­wal­tung Mayen-Ko­blenz geht in der Ver­ar­bei­tung von Rech­nun­gen und Kas­sen­an­ord­nun­gen neue Wege. Seit Mit­te Mai wer­den ein­ge­hen­de Rech­nun­gen und sämt­li­che Kas­sen­an­ord­nun­gen di­gi­tal wei­ter­ver­ar­bei­tet. Rund 360 Mit­ar­bei­ter im Kreis­haus und in den Au­ßen­stel­len der Kreis­ver­wal­tung ar­bei­ten seit­dem im neu­en Sys­tem. Trotz kur­zer Pro­jekt­pha­se lief die Um­stel­lung rei­bungs­los.

Di­gi­ta­ler Work­flow vol­ler Vor­tei­le

Frü­her wur­den Kas­sen­an­ord­nun­gen, also Zah­lungs­an­wei­sun­gen an die Kreis­kas­se, di­gi­tal er­stellt, dann aus­ge­druckt, mit An­la­gen wie zum Bei­spiel der Rech­nung ver­se­hen, un­ter­zeich­net und per Um­lauf­map­pe über die Haus­post an die Kreis­kas­se wei­ter­ge­ge­ben. Nach der Ver­bu­chung hat die Kreis­kas­se die Kas­sen­an­ord­nung samt An­la­gen ein­ge­scannt. Eine Um­lauf­map­pe ging dann oft­mals durch meh­re­re Hän­de und es war nicht im­mer lü­cken­los nach­voll­zieh­bar, wo sich der Vor­gang ge­ra­de be­fin­det. Heu­te ist der Pro­zess kom­for­ta­bler. Ein­ge­hen­de Rech­nun­gen wer­den, wenn sie nicht schon in di­gi­ta­ler Form vor­lie­gen, von der Kreis­kas­se im Vor­feld ein­ge­scannt und dann per Rech­nungs­work­flow im Sys­tem di­rekt an den ent­spre­chen­den Fach­be­reich wei­ter­ge­lei­tet. Die Rech­nung wird da­bei di­gi­tal be­ar­bei­tet und die An­ord­nung per Pin un­ter­zeich­net, be­vor der Vor­gang auf dem­sel­ben Weg zu­rück zur Kreis­kas­se zur Aus­zah­lung geht. Eben­so ver­hält es sich mit Kas­sen­an­ord­nun­gen, die von den Mit­ar­bei­tern un­mit­tel­bar in der Fi­nanz­soft­ware er­stellt und mit di­gi­ta­len An­la­gen ver­se­hen wer­den. Sie ge­lan­gen über den Work­flow ohne Me­di­en­bruch zur Ver­bu­chung in der Kreis­kas­se.


Bü­ro­lei­te­rin Pe­tra Kretz­sch­mann freut sich über die vie­len Vor­tei­le der neu­en Sach­be­ar­bei­tung: „Bei rund 42.000 Kas­sen­an­ord­nun­gen im Jahr spart man ne­ben ei­ner Men­ge Lauf- und Lie­ge­zei­ten vor al­lem Res­sour­cen. So dürf­ten die Auf­wen­dun­gen für Pa­pier, Dru­cker­pa­tro­nen und Ak­ten­ord­ner in die­sem Be­reich der Ver­wal­tung zu­künf­tig er­heb­lich sin­ken. Ein wei­te­rer Vor­teil: Der Ein­gang der Rech­nung und der Be­ar­bei­tungs­stand sind in Echt­zeit nach­voll­zieh­bar und von An­fang an do­ku­men­tiert.“

Ar­beits­wei­se grund­le­gend um­ge­stellt

Ste­pha­nie Jung, Re­fe­rats­lei­te­rin der Kreis­kas­se und Pro­jekt­lei­te­rin, ist nach dem Start im Mai er­leich­tert: „Wir hat­ten mit ei­nem hal­ben Jahr Vor­lauf­zeit eine sehr knap­pe Pro­jekt­pha­se. Es ist uns in der kur­zen Zeit ge­mein­sam mit dem Soft­ware­her­stel­ler ge­lun­gen, alle or­ga­ni­sa­to­ri­schen Rah­men­be­din­gun­gen um­zu­set­zen, die von den Fach­be­rei­chen an uns her­an­ge­tra­gen wur­den. In nur ei­ner Wo­che ha­ben wir alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter ge­schult, die mit dem Sys­tem ar­bei­ten. Wir sind froh, dass der Rech­nungs­work­flow gut an­ge­nom­men wur­de und na­he­zu ohne Pro­ble­me läuft“.

Der di­gi­ta­le Rech­nungs­work­flow be­deu­tet für alle Mit­ar­bei­ter eine grund­le­gen­de Um­stel­lung in ih­rer Ar­beits­wei­se. Dank der Of­fen­heit und Be­reit­schaft al­ler Be­tei­lig­ten, konn­ten wir ei­nen wei­te­ren Schritt hin zu ei­ner mo­der­nen und ef­fi­zi­en­ten Ver­wal­tung ge­hen“, so Burk­hard Nau­roth, der Ers­te Bei­geord­ne­te des Land­krei­ses Mayen-Ko­blenz.

Marco Schmitz
Mar­co Schmitz
Mar­co lebt und ar­bei­tet als frei­er Jour­na­list in Mayen. Der Schwer­punkt sei­ner Tä­tig­keit liegt in den Be­rei­chen Kul­tur und Un­ter­hal­tung. Er schreibt für Zei­tun­gen und ist Au­tor Deutsch­lands ers­ter Stu­die über die Re­zep­ti­on von in­ter­ak­ti­ven In­hal­ten durch El­tern.

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